Wie Sie Maßnahmen bei Lieferantenaudits effektiver verfolgen können

Mittwoch, 14. Februar 2024

Johanna Reh

Lieferantenaudit, Prozess, Audit Software, Digitales Auditieren

Die Kommunikation mit externen Parteien bei Lieferantenaudits, sowie das Nachhalten von Fristen bei der Maßnahmenumsetzung, können zeit- & personalaufwändige Aufgaben sein. Sie finden zum Großteil auf Basis von E-Mails und Excel statt und führen so zu vielen Medienbrüchen. Wie Sie mit dem Lieferantenportal der AuditCloud diese Prozesse vereinfachen und an Effizienz gewinnen können, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag. 

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Inhaltsverzeichnis

Einleitung

Über Grenzen hinweg: Herausforderungen der Auditkommunikation

Ein Durcheinander bei der Maßnahmenverfolgung

Effektive Maßnahmenverfolgung: Das Lieferantenportal als Schlüssel

Effizienz-Boost: Automatisierte Maßnahmenüberwachung spart Zeit & Geld

Einleitung

Die Kommunikation mit externen Parteien bei Lieferantenaudits kann eine zeit- & personalaufwändige Aufgabe sein. Sie findet zum Großteil auf Basis von E-Mails und Excel statt und führen so zu vielen Medienbrüchen.

Häufig steigt hierdurch auch die Fehleranfälligkeit, da z.B. unklar ist, welche Version des zugesendeten Aktionsplans aktuell ist. Neben der Kommunikation muss zudem das Nachhalten von Fristen manuell durchgeführt werden, wenn nicht auf eine digitale Plattform gesetzt wird.

Eine Lösung ist das Lieferantenportal der AuditCloud, in der nun nicht mehr nur die Kommunikation vor dem Audit (Self-Assessment Link), sondern auch die Bearbeitung und Dokumentation von Maßnahmen durch den Lieferanten vollständig digital abgebildet werden können.

 

Über Grenzen hinweg: Herausforderungen der Auditkommunikation

Lieferantenaudits haben vor der Covid-Pandemie hauptsächlich vor Ort stattgefunden. Neben den Reisezeiten führt ein nicht vollständig digitalisierter Prozess zu einem hohen Zeitaufwand für das Audit. Die Vorbereitung des Audits und die Aufbereitung des Auditberichts finden meist sehr manuell statt und verschlingen häufig mehrere Stunden an Zeit.

Stand heute können auch Lieferantenaudits, zumindest zum Teil, remote durchgeführt werden und die Effizienz in den Schritten der Vorbereitung und Durchführung mit Hilfe von digitalen Tools wie der AuditCloud signifikant steigern.

Unternehmen, die ihre Auditprozesse schon digital umsetzen, kommen bei der Kommunikation zur Maßnahmenumsetzung und Überprüfung mit ihrem Tochterunternehmen, Lieferanten oder Kunden trotzdem an ihre Grenzen.

 

Ein Durcheinander bei der Maßnahmenverfolgung

Unabhängig davon, ob das Lieferantenaudit remote oder vor Ort stattfindet – Audits werden in der Praxis oft in verschiedenen Systemen bearbeitet. Zum Beispiel wird der Aktionsplan häufig als Excel-Liste per Mail versendet, während der Auditbericht bei großen Unternehmen im Lieferantenportal zur Verfügung gestellt wird. Teilweise erfolgt dort auch die Dokumentation der Maßnahmenvorgänge. Darüber hinaus können intern manchmal Audit-Module aus CAQ-Systemen oder separaten Systemen (z.B. Jira) zur Maßnahmendokumentation genutzt werden.

Das Problem dabei:

    • Zeitaufwendig und fehleranfällig: da die Dokumentation und Verfolgung von Maßnahmen manuell erfolgt
    • Gefahr von Datenverlust: durch gleichzeitiges Arbeiten an unterschiedlichen Dokumenten oder einem Versionschaos (erkennbar an interessanten Dateibezeichnungen wie (Aktionsplan_v1_müller_maier_v2-final-final)
    • Schwierige Auswertung der Ergebnisse: anhand welcher Kriterien bewerten Sie den Lieferanten und seine Maßnahmenumsetzung?

Wie stellen Sie bei einer synchronen Datenübermittlung des ganzen Aktionsplanes sicher, dass besonders wichtige Maßnahmen pünktlich umgesetzt wurden? Anhand welcher Kriterien bewerten Sie Ihre Lieferanten? Ist die fristgerechte Umsetzung von Maßnahmen Teil der Bewertung?

Werden Rückmeldungen des Lieferanten gesammelt übermittelt, so fallen Unstimmigkeiten auch erst zum Zeitpunkt der Übermittlung auf. Die Rückmeldungen sollten idealerweise in kurzen Feedback-Zyklen erfolgen, um die Gesamtdurchlaufzeit nicht unnötig zu verlängern.

Der fehlende zentrale Ort der Wahrheit (Single source of truth) führt zu Medienbrüchen, teilweise fehlerhaften Informationsständen und dadurch zu ineffizienten Prozessen.

 

Effektive Maßnahmenverfolgung: Das Lieferantenportal als Schlüssel

Neben der Einbindung der auditierten Partei vor der Auditdurchführung durch Self-Assessments, bietet die AuditCloud über das Lieferantenportal ab sofort auch die Einbindung in die Maßnahmenumsetzung und Dokumentation an.

Mit Zugang zum Portal…

    • …können dem Lieferanten Feststellungen und damit verbundene Maßnahmenvorgänge zugeordnet werden (klare Zuordnung der Verantwortung)
    • …kann der Auditor Zieltermine und notwendige Schritte definieren
      (bspw. Ursachenanalyse und Maßnahmenumsetzung bei Abstellmaßnahmen und reine Dokumentation der Umsetzung bei Sofortmaßnahmen)
    • …kann der Auditor die Wirksamkeit einzelner Maßnahmen überprüfen und freigeben oder die erneute Bearbeitung anfordern
    • …kann der Auditor automatisch Informationen per E-Mail an den Lieferanten senden (agiles Projektmanagement und Entlastung des Auditors)

Effizienz-Boost: Automatisierte Maßnahmenüberwachung spart Zeit & Geld

Mit dem Lieferantenportal der AuditCloud gewinnt der gesamte Prozess der Maßnahmenumsetzung und -verfolgung an mehr Klarheit und Effizienz.

Durch einen konfigurierbaren E-Mail-Workflow oder Benachrichtigungen in der AuditCloud fließen Informationen in beide Richtungen ohne manuellen Aufwand. Maßnahmen und deren Umsetzung werden einzeln sichtbar und können individuell überprüft werden, ohne die vollständige Fertigmeldung aller Maßnahmen abwarten zu müssen. Das verringert die Gesamtdurchlaufzeit erheblich und spart nicht nur dem Auditor Zeit, sondern gestaltet den gesamten Prozess agiler.

Unterm Strich optimiert das Lieferantenportal Prozesse und reduziert zeitaufwendige Arbeiten, wodurch Ihre Effizienz gesteigert wird und sich Auditoren auf den Kern ihrer Arbeit konzentrieren können.

Übrigens: Das Lieferantenportal kann über die AuditCloud API auch wunderbar in bestehende Lieferantenmanagementsysteme eingebunden werden.

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