5 Gründe, warum Sie eine Audit Software nutzen sollten

Donnerstag, 14. April 2022

Konstantin Pöschl

19 Stunden – so viel Zeit benötigen Unternehmen einer Studie mit der RWTH Aachen¹ zufolge durchschnittlich, um ein Audit von Planung bis Ende durchzuführen. Damit ist ein einzelner Mitarbeiter für eine halbe Arbeitswoche nur mit dem Audit beschäftigt. Dazu kommen noch Wartezeiten auf Antworten und weitere Absprachen. Was ist, wenn Sie den zeitlichen Aufwand mit einer Software um über 30 % senken könnten? Lesen Sie weiter, um herauszufinden, wie Sie ganz einfach 6 Stunden Zeit bei Ihren Audits sparen können und welche weiteren Gründe für den Einsatz einer Audit Software wie der AuditCloud sprechen.

Digitale Auditprozesse sind Abläufe der Planung, Durchführung und Nachbereitung von Audits, welche komplett durch digitale Lösungen bzw. spezifische Audit Software abgebildet werden. Die AuditCloud ist eine solche digitale Plattform, die über die Planung und Durchführung hinaus auch die Maßnahmenumsetzung einschließt, also den Schritt, der den tatsächlichen Mehrwert für Ihr Unternehmen stiftet.

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Inhaltsverzeichnis

Digitale Abbildung des gesamten Auditprozesses

5 Gründe für digitale Auditprozesse

Fazit

Digitale Abbildung des gesamten Auditprozesses

Mithilfe einer ganzheitlichen Audit Software wie der AuditCloud können alle Schritte des Auditprozesses digital abgebildet werden. Die webbasierte Software führt Sie durch die Planung, Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung und die automatisierte Erstellung des Auditberichts bis hin zur Maßnahmenumsetzung. Mit dem letzten Schritt stellen Sie sicher, dass es nicht nur bei einem Erkenntnisgewinn durch das Audit bleibt, sondern dass die Verbesserungsmaßnahmen umgesetzt und somit identifizierte Abweichungen gewinnbringend aufgearbeitet werden. Mehr Informationen zum konkreten Ablauf des Auditprozesses in der AuditCloud finden Sie hier: In 7 Schritten zum erfolgreichen digitalen Audit

Für den Einsatz einer Audit Software sprechen 5 wesentliche Gründe:

  1. Sie können Ihre Audits vor Ort, hybrid oder vollständig remote durchführen.
  2. Die Daten werden zentral an einer Stelle gesammelt, befinden sich also in einem einzigen System als Single Source of Truth.
  3. Ihre gewonnenen Daten werden automatisch per Mausklick ausgewertet.
  4. Alle Beteiligten können unkompliziert auf die Audits und Daten zugreifen.
  5. Die Effizienz und die Effektivität Ihrer Audits wird deutlich gesteigert.

Gründe für digitale Auditprozesse

1. Örtliche Ungebundenheit

Vor Beginn der Corona-Pandemie waren Vor-Ort-Audits die Normalität für die meisten Unternehmen und Auditoren. Bereits zu diesem Zeitpunkt wurde die AuditCloud von Unternehmen erfolgreich zur Digitalisierung der internen und externen Audits eingesetzt.

Gleichzeitig bildet die Plattform die optimale Grundlage für die Durchführung von Remote Audits oder hybriden Verfahren und ermöglicht einen nahtlosen Wechsel zwischen allen Durchführungsarten. Seit Beginn der Pandemie hat nextAudit besonderen Fokus auf Remote-Funktionalitäten gelegt. Mit dem Self Assessment können zum Beispiel bereits vor dem tatsächlichen Audit ausgewählte Fragen beantwortet und Nachweise hinterlegt werden. Somit sind Sie für Vor-Ort, Remote oder hybride Audits bestens gerüstet.

Mehr zu Remote Audits finden Sie hier: Remote Audits

2. Zentrale Datenspeicherung

Die AuditCloud fungiert als Single Source of Truth (SSOT) für alle Auditdaten, sodass jeder Beteiligte auf dieselben Daten zugreifen kann. So vereinfacht die Software Ihre Organisation und verringert menschliche Fehlerquellen: Die Daten werden nicht mehr über E-Mail verteilt, sodass veraltete Informationen nicht weiterverbreitet und Duplikate und Überschneidungen vermieden werden. Als SSOT erhöht die AuditCloud insgesamt die Transparenz und Übersichtlichkeit in Ihrem Unternehmen. Gleichzeitig nimmt Ihr Koordinationsaufwand ab und die benötigten Kommunikationskanäle werden reduziert.

3. Auswertung per Mausklick

Die manuelle Auswertung der gewonnenen Auditdaten ist zeitaufwendig. Beim Einsatz der AuditCloud erfolgt sie hingegen per Mausklick. Alle hinterlegten Daten werden im System zentral gebündelt, automatisch ausgewertet und die Ergebnisse mithilfe von Diagrammen veranschaulicht. So werden versteckte Probleme sichtbar und der Zeitaufwand für ein Management Summary drastisch reduziert.

In einem Reporting Dashboard werden die wichtigen Informationen und Ergebnisse aller Ihrer Audits zusammengefasst: die Gesamtzahl der Audits je nach Zeitraum, ihr jeweiliger Durchführungsstatus und das durchschnittliche Auditergebnis. Auch Informationen zu den Feststellungen und Maßnahmen stehen in Ihrer Übersicht zur Verfügung, etwa die Auswertung nach Feststellungstyp, die erfolgreiche Umsetzung von Korrekturmaßnahmen und Häufungen von Abweichungen, sortiert etwa nach Bereich oder Normkapitel.

4. Zugriff für alle Beteiligten

Auf die Daten in der AuditCloud können alle beteiligten Personen zugreifen. Besonders unkompliziert ist der Zugriff über Single Sign On (SSO), sodass der Unternehmenslogin verwendet wird und keine weitere Eingabe eines Passwortes notwendig ist. Nicht nur das Auditorenteam und die auditierte Partei können eingebunden werden, sondern auch externe Parteien wie Lieferanten. Jedem Beteiligten werden die passendenden Berechtigungen durch Rollen zugewiesen, sodass jeder die für ihn relevanten Informationen erhält und in die Schritte involviert wird, die ihn oder sie betreffen. Dies ermöglicht Kollaboration mit geringem Koordinationsaufwand: Sobald die Rollen festgelegt sind, unterstützt die AuditCloud das gesamte Audit-Management, etwa durch Erinnerungen und E-Mail-Benachrichtigungen für neue Maßnahmen.

5. Steigerung der Effizienz

Mit dem Einsatz einer Audit Software zur Digitalisierung Ihrer Auditprozesse können Ihre Audits außerdem deutlich an Effizienz gewinnen. Die Audit-Dokumentation entsteht größtenteils während der Durchführung und Medienbrüche werden abgebaut. Damit sinkt der Aufwand für die Nach- und Aufbereitung Ihrer Audits stark und dank Teilautomatisierung können Ihre Berichte einfacher und schneller erstellt werden. Insgesamt sinkt die Fehleranfälligkeit in der Kommunikation, denn Informationen können nicht bei der Weitergabe über E-Mail verloren gehen und alle Beteiligten greifen stets auf dieselben Daten zurück. Die Nachverfolgung der Maßnahmendurchführung wird automatisiert unterstützt und erfolgt ohne zusätzlichen E-Mail-Verkehr, sodass Ihre Audits ihren vollen Mehrwert erbringen können.

Daraus ergibt sich eine enorme Zeitersparnis von bis zu 30 % pro Audit (Ø 6 Stunden), woraus wiederum eine deutliche Kostenersparnis resultiert. Bei beispielsweise 100 durchgeführten Audits pro Jahr sparen Sie also 600 Stunden und damit knapp 40.000 € (je nach internem Tagessatz).

Der Einsatz einer Audit Software lohnt sich in vielerlei Hinsicht. Sie profitieren von der Flexibilität der Durchführungswege, einer zentralen Datenspeicherung, umfangreichen Reporting-Möglichkeiten, der Einbindung aller Beteiligten und einer massiven Zeit- und Kostenersparnis.

Referenzen:
¹ nextAudit & Werkzeugmaschinenlabor der RWTH Aachen: Sind Audits immer zeitraubend und unwirksam? Hier lesen.

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