Digitale Auditprozesse sind Abläufe der Planung, Durchführung und Nachbereitung von Audits, welche komplett durch digitale Lösungen bzw. spezifische Audit Software abgebildet werden. Die AuditCloud ist eine solche digitale Plattform, die über die Planung und Durchführung hinaus auch die Maßnahmenumsetzung einschließt, also den Schritt, der den tatsächlichen Mehrwert für Ihr Unternehmen stiftet.

Digitale Abbildung des gesamten Auditprozesses

Mithilfe einer ganzheitlichen Audit Software wie der AuditCloud können alle Schritte des Auditprozesses digital abgebildet werden. Die webbasierte Software führt Sie durch die Planung, Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung und die automatisierte Erstellung des Auditberichts bis hin zur Maßnahmenumsetzung. Mit dem letzten Schritt stellen Sie sicher, dass es nicht nur bei einem Erkenntnisgewinn durch das Audit bleibt, sondern dass die Verbesserungsmaßnahmen umgesetzt und somit identifizierte Abweichungen gewinnbringend aufgearbeitet werden. Mehr Informationen zum konkreten Ablauf des Auditprozesses in der AuditCloud finden Sie hier: In 7 Schritten zum erfolgreichen digitalen Audit

Für den Einsatz einer Audit Software sprechen 5 wesentliche Gründe:

1. Wissensmanagement durch künstliche Intelligenz
2. Die Daten werden zentral an einer Stelle gesammelt, befinden sich also in einem einzigen System als Single Source of Truth.
3. Ihre gewonnenen Daten werden automatisch per Mausklick ausgewertet.
4. Alle Beteiligten können unkompliziert auf die Audits und Daten zugreifen.
5. Die Effizienz und die Effektivität Ihrer Audits wird deutlich gesteigert.

Gründe für digitale Auditprozesse

1. Wissensmanagement mit künstlicher Intelligenz

Audits erzeugen Unmengen an Daten. In Excel verschwinden wertvolle Informationen, wie erfolgreiche Maßnahmen und passende Dateien, oft im sogenannten Datengrab. Wir bevorzugen den Begriff Datenschatz.

Dank Künstlicher Intelligenz (KI) können Sie frühere Audits, Dateianhänge, Nachweise und Maßnahmen identifzieren und sie dort wiederverwenden, wo sie gebraucht werden.

Stellen Sie sich vor, Sie haben eine erfolgreiche Maßnahme an Ihrem Standort in Hamburg durchgeführt und stoßen auf ein ähnliches Problem in München.

Hier springt die KI ein: Sie findet den richtigen Ansprechpartner für Rückfragen, liefert relevante Informationen zur Maßnahmenumsetzung und holt passende Dateivorlagen aus Ihrer Datensammlung hervor.

Auf diese Weise bleibt wertvolles Wissen nicht nur erhalten, sondern wird auch effizient genutzt.

2. Zentrale Datenspeicherung

Die AuditCloud fungiert als Single Source of Truth (SSOT) für alle Auditdaten, sodass jeder Beteiligte auf dieselben Daten zugreifen kann. So vereinfacht die Software Ihre Organisation und verringert menschliche Fehlerquellen: Die Daten werden nicht mehr über E-Mail verteilt, sodass veraltete Informationen nicht weiterverbreitet und Duplikate und Überschneidungen vermieden werden. Als SSOT erhöht die AuditCloud insgesamt die Transparenz und Übersichtlichkeit in Ihrem Unternehmen. Gleichzeitig nimmt Ihr Koordinationsaufwand ab und die benötigten Kommunikationskanäle werden reduziert.

3. Auswertung per Mausklick

Die manuelle Auswertung der gewonnenen Auditdaten ist zeitaufwendig. Beim Einsatz der AuditCloud erfolgt sie hingegen per Mausklick. Alle hinterlegten Daten werden im System zentral gebündelt, automatisch ausgewertet und die Ergebnisse mithilfe von Diagrammen veranschaulicht. So werden versteckte Probleme sichtbar und der Zeitaufwand für ein Management Summary drastisch reduziert.

In einem Reporting Dashboard werden die wichtigen Informationen und Ergebnisse aller Ihrer Audits zusammengefasst: die Gesamtzahl der Audits je nach Zeitraum, ihr jeweiliger Durchführungsstatus und das durchschnittliche Auditergebnis. Auch Informationen zu den Feststellungen und Maßnahmen stehen in Ihrer Übersicht zur Verfügung, etwa die Auswertung nach Feststellungstyp, die erfolgreiche Umsetzung von Korrekturmaßnahmen und Häufungen von Abweichungen, sortiert etwa nach Bereich oder Normkapitel.

4. Zugriff für alle Beteiligten

Auf die Daten in der AuditCloud können alle beteiligten Personen zugreifen. Besonders unkompliziert ist der Zugriff über Single Sign On (SSO), sodass der Unternehmenslogin verwendet wird und keine weitere Eingabe eines Passwortes notwendig ist. Nicht nur das Auditorenteam und die auditierte Partei können eingebunden werden, sondern auch externe Parteien wie Lieferanten. Jedem Beteiligten werden die passendenden Berechtigungen durch Rollen zugewiesen, sodass jeder die für ihn relevanten Informationen erhält und in die Schritte involviert wird, die ihn oder sie betreffen. Dies ermöglicht Kollaboration mit geringem Koordinationsaufwand: Sobald die Rollen festgelegt sind, unterstützt die AuditCloud das gesamte Audit-Management, etwa durch Erinnerungen und E-Mail-Benachrichtigungen für neue Maßnahmen.

5. Steigerung der Effizienz

Mit dem Einsatz einer Audit Software zur Digitalisierung Ihrer Auditprozesse können Ihre Audits außerdem deutlich an Effizienz gewinnen. Die Audit-Dokumentation entsteht größtenteils während der Durchführung und Medienbrüche werden abgebaut. Damit sinkt der Aufwand für die Nach- und Aufbereitung Ihrer Audits stark und dank Teilautomatisierung können Ihre Berichte einfacher und schneller erstellt werden. Insgesamt sinkt die Fehleranfälligkeit in der Kommunikation, denn Informationen können nicht bei der Weitergabe über E-Mail verloren gehen und alle Beteiligten greifen stets auf dieselben Daten zurück. Die Nachverfolgung der Maßnahmendurchführung wird automatisiert unterstützt und erfolgt ohne zusätzlichen E-Mail-Verkehr, sodass Ihre Audits ihren vollen Mehrwert erbringen können.

Daraus ergibt sich eine enorme Zeitersparnis von bis zu 30 % pro Audit (Ø 6 Stunden), woraus wiederum eine deutliche Kostenersparnis resultiert. Bei beispielsweise 100 durchgeführten Audits pro Jahr sparen Sie also 600 Stunden und damit knapp 40.000 € (je nach internem Tagessatz).

Der Einsatz einer Audit Software lohnt sich in vielerlei Hinsicht. Sie profitieren von der Flexibilität der Durchführungswege, einer zentralen Datenspeicherung, umfangreichen Reporting-Möglichkeiten, der Einbindung aller Beteiligten und einer massiven Zeit- und Kostenersparnis.

Referenzen:
¹ nextAudit & Werkzeugmaschinenlabor der RWTH Aachen: Sind Audits immer zeitraubend und unwirksam? Hier lesen.

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