Customer Onboarding in 3 Monaten

Die Einführung einer B2B Software gehört zweifelslos zu den anspruchsvollsten Change-Projekten in Unternehmen. Und das aus gutem Grund: Als soziotechnisches System muss nicht nur die technische Konfiguration für das Unternehmen umgesetzt werden, sondern auch alle beteiligten Personen zu einer neuen Arbeitsweise motiviert werden.

Das Einführungsprojekt legt somit das Fundament für eine erfolgreiche und produktive Softwarenutzung.

Onboarding in Rekordzeit!

Als Softwarenutzer wollen Sie so schnell wie möglich produktiv und anforderungsgerecht arbeiten. Um hier die Übereinstimmung zwischen Ihren Bedürfnissen als Nutzer und unserer Software zu optimieren, entwickelten wir gemeinsam mit Kunden das „AuditCloud Onboarding Project“. Unser Ziel ist es dabei, dass Sie Ihr Audit-Management in weniger als 3 Monaten auf die AuditCloud umgestellt haben. Und das mit dem für Sie minimalen Arbeitsaufwand.

Das Einführungsprojekt besteht aus 4 groben Abschnitten. Sie starten mit dem Boarding gehen weiter in den Inhaltlichen Workshop, arbeiten iterativ in den Regulars und werden final mit dem Productive Start innerhalb von 3 Monaten in die produktive Arbeit geführt.

Standardisierter Onboarding-Prozess für eine schnelle produktive Nutzung

Boarding

Hinter dem „Boarding“ verbirgt sich das zwei Stunden lange Kick-Off Meeting für das AuditCloud Onboarding Project. Im Boarding werden unter der Leitung unserer erfahrenen Produktexperten 4 Punkte geklärt:

Projektziel

Im Boarding setzten Sie im Projektteam ein präzises Ziel für das Projekt. Beispielsweise bestimmen Sie, wann welche Auditprogramme an einem Standort live gehen sollen. Die Ziele folgen hier weitestgehend dem SMART Framework.

Anforderungsklärung

Klärung von besonderen Anforderungen die schon während der Projektklärungsphase entstanden sind. Hier werden die Erwartungen des gesamten Projektteams in Einklang gebracht.

Zeitplan

Ihr Zeitplan ist der rote Faden des Projekts. Dieser wird gemeinsam im Kick-Off erarbeitet.

Kommunikationskanäle

Die optimale Kommunikation geschieht über die Kanäle, mit denen Sie sich wohl fühlen. Wir kümmern uns um die Einrichtung.

Inhaltlicher Workshop

Das Projektteam trifft hier in der Kernkonstellation aus optimalerweise 2-4 Personen die Entscheidungen in Bezug auf die Softwarekonfiguration. Hier wird entschieden, wie die AuditCloud für den Kunden konkret aussehen wird. Die AuditCloud bietet weitreichende Konfigurationsmöglichkeiten. Ein erfahrender Projektingenieur  unterstützt Sie mit Best Practices, um Ihre Anforderungen optimal mit der AuditCloud abzubilden. Mithilfe von Templates werden Sie bei allen wichtigen Entscheidungen geführt begleitet.

Von einem unserer Experten begleitet, legen Sie im inhaltlichen Workshop die Grundsteine für Ihr System. Der Fokus liegt dabei auf der technischen Ausgestaltung. Anhand von vorbereiten Templates können hier unkompliziert Ihre Anforderungen definiert und anschließend implementiert werden. Am Ende des Workshops sind Sie bestens informiert Ihre Fragenlisten mit den dazugehörigen Bewertungskriterien sowie die Stamm- und Metadaten zu erfassen.

Parallel zum inhaltlichen Workshop wird die IT-Integration der AuditCloud besprochen. Ziel ist es innerhalb von kurzer Zeit durch Single-Sign-On das Sicherheitsniveau zu erhöhen und mit einer Anbindung an Ihr Active Directory Nutzer, z.B. für die Zuordnung von Maßnahmen, zu synchronisieren.

Regulars

Je nach Umfang der Anpassungen und Konfigurationen trifft sich das Projektteam in wöchentlichen oder zweiwöchentlichen Zyklen. Hier stellen wir Ihnen die Änderungen der Woche vor und Ihr Feedback wird iterativ in die Software eingearbeitet.

Durch die kurzen Iterationsschleifen wird stets sichergestellt, dass wir nicht an Ihren Anforderungen vorbei arbeiten. Nach den ersten Regulars ist das System in großen Teilen bereits vollumfänglich nutzbar und auf Sie angepasst. Dadurch haben Sie die Möglichkeit frühzeitig mit realen Audits Erfahrung zu sammeln und erste Stakeholder vor dem Go-Live abzuholen.

Durch die agile Arbeitsweise bringen wir die ersten Auditprogramme schnell in den Livebetrieb und erreichen die im Boarding definierten Ziele für das Onboarding Projekt.

Go-Live

Am definierten Stichtag ist es so weit. Die Software geht mit dem im Boarding definierten Ziel live, z.B. dem Ausrollen eines ersten Auditprogramms für eine bestimmte Region. Auch nach dem Go-Live in einem ersten Teilbereich bleibt ihr Projektleiter noch weitere 3 Monate für Sie ansprechbar.

Zum Projektabschluss werden die Ziele aus dem Kick-Off Termin evaluiert. Außerdem wird Ihnen der Kontakt zum Service-Desk vorgestellt. So werden Sie fortlaufend von uns bei Fehlern oder Fragen unterstützt.

Darüber hinaus bieten wir Ihnen auch die weitere inhaltliche Betreuung über ein Service-Budget an. Das bietet sich häufig in großen Unternehmen mit einer größeren zu erwartenden Veränderungsdynamik im Audit-Management an. Zubuchbare Administrator-Schulungen und ähnliche Angebote runden die kontinuierliche Betreuung ab.

Auch nach dem Go-Live sind wir an einer kontinuierlichen Steigerung Ihres Nutzens interessiert!

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