Die richtige Audit-Software zu finden, kann schnell zur Herausforderung werden: Zu viele Anbieter, unterschiedliche Funktionen, und nicht jede Lösung passt zu Ihrem Unternehmen. Wie finden Sie eine Software, die Auditprozesse wirklich effizient gestaltet und langfristig zu Ihren Anforderungen passt? In diesem Leitfaden erhalten Sie fünf Tipps, die Ihnen helfen, die richtige Entscheidung zu treffen. 

Definieren Sie Ihre Anforderungen und Ziele an die Software

Um die passenden Audit-Software zu finden, sollten Sie gemeinsam mit den relevanten Stakeholdern die spezifischen Anforderungen und Ziele Ihres Unternehmens festlegen. Jede Organisation hat individuelle Prozesse und Herausforderungen, die eine passende Lösung erfordern. Legen Sie fest, welche Funktionen unbedingt nötig sind und welche eher optional sind, sodass Sie flexibel bleiben. Welche Features sind essenziell, und wo gibt es Spielraum? 

Eine moderne Audit-Software sollte den gesamten Auditprozess digital abbilden – von der Planung über die Durchführung bis hin zur Nachverfolgung der Maßnahmen. Eine intuitive Benutzerführung, geringe Einstiegshürden und eine klare Struktur sorgen dafür, dass Informationen schnell gefunden und effizient genutzt werden. Die Inhalte sollten auf die jeweiligen Nutzer abgestimmt und jederzeit flexibel anpassbar sein, sodass Änderungen im Auditprozess problemlos erfasst und umgesetzt werden können. 

Auch die administrative Effizienz spielt eine zentrale Rolle. Hierzu zählen Funktionen wie eine einfache Systemnavigation, der Upload von Fragelisten und das Rollenmanagement. 

Wichtige Analysefunktionen sind unter anderem detaillierte Auswertungen von Auditprogrammen sowie der Vergleich von Audit-Ergebnissen über verschiedene Zeiträume hinweg. Durch Analysetools können Häufungen von Abweichungen erkannt und systematisch behoben werden. Dies sorgt dafür, dass Fehlerkosten gar nicht erst entstehen. Ergänzende Features wie KI-gestützte Ähnlichkeitsanalysen können zusätzlich zur Effizienzsteigerung beitragen. Zudem sollten Sie nicht nur die Software, sondern auch den Anbieter prüfen: Wer steckt dahinter? Gibt es eine Einführung, praxisnahe Beratung, Schulungen und guten Support? 

Je präziser Sie Ihre Anforderungen definieren und priorisieren, desto wahrscheinlicher ist es, dass Ihr Unternehmen und alle Nutzer langfristig von der Software profitieren und den Auditprozess nachhaltig optimieren.

Testen Sie die Benutzerfreundlichkeit der Software

Ein intuitives Design und eine benutzerfreundliche Oberfläche sind entscheidend, um die Akzeptanz der Software bei den Mitarbeitenden zu gewährleisten. Eine komplexe und schwer zu bedienende Software kann schnell zu Frustration führen und den Schulungsaufwand in die Höhe treiben. Um die richtige Audit-Software zu finden, achten Sie bei der Auswahl darauf, dass der Anbieter nicht nur eine benutzerfreundliche Lösung bietet, sondern auch hilfreiche Onboarding- und Support-Angebote bereithält. So ermöglichen Sie einen reibungslosen Start und langfristigen Erfolg im Einsatz der Software. 

Testen Sie die Software – z. B. mit kostenlosen Demos oder Testzugängen – um Benutzerfreundlichkeit und Funktionen zu prüfen. 

Prüfen Sie die Integration mit bestehenden Systemen

Achten sie bei der Auswahl der Audit-Software darauf, dass Sie sich nahtlos in die bestehende IT-Landschaft Ihres Unternehmens integrieren lässt. Dies umfasst z.B. die Anbindung an ERP-Systeme, Dokumenten- oder Lieferantenmanagementsysteme. Eine gelungene Integration sorgt dafür, dass Daten effizient genutzt werden können und keine isolierten Datensilos entstehen. Unternehmen profitieren von einer besseren Übersicht und einem einheitlichen Datenmanagement. 

Mit der nextAudit-API bietet die Software eine leistungsstarke Schnittstelle zur einfachen Anbindung an externe Systeme. Die API sorgt für einen nahtlosen Datenaustausch und minimiert den manuellen Aufwand sowie potenzielle Fehlerquellen. APIs sind heute oft eine Pflichtanforderung im Softwareeinkauf, um Systeme effizient zu vernetzen – z. B. zur Synchronisation von Lieferantendaten aus einem Lieferantenmanagementsystem mit einem ERP-System. So können die doppelte Datenpflege umgangen und die Fehleranfälligkeit reduziert werden. 

Eine API (Application Programming Interface) ist eine Schnittstelle, die es ermöglicht, von außen mit einem System zu kommunizieren und Daten bereitzustellen.

In modernen Webapplikationen wird meist eine RESTful API verwendet, die auf standardisierten HTTP-Methoden (GET, POST, PUT, DELETE) basiert. Sie ermöglicht die einfache Integration verschiedener Softwarelösungen, wodurch Daten automatisiert, ausgetauscht werden können. 

Achten Sie auf eine skalierbare Lösung

Ihr Unternehmen wächst kontinuierlich – finden Sie eine Audit-Software, die problemlos mit diesem Wachstum mithalten kann. Eine skalierbare Lösung kann eine steigende Anzahl von Nutzern, Audits und Datenmengen bewältigen, ohne an Leistung einzubüßen. Zudem sollte sie die Möglichkeit bieten, durch Erweiterungen und zusätzliche Module flexibel an neue Anforderungen angepasst zu werden. 

Im Gegensatz zu einer One-Fits-All-Lösung (Best-of-Suite) ermöglicht ein Best-of-Breed-Ansatz eine speziell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Lösung, die sich optimal in Ihre bestehende Systemlandschaft integriert und individuell erweiterbar ist. 

Wachstum ist wichtig – doch genauso entscheidend ist Flexibilität in herausfordernden Zeiten. Mit der AuditCloud können Sie Ihre Kosten dem tatsächlichen Prüfaufwand anpassen. Weniger Audits bedeuten geringere Kosten – ohne langfristige Verpflichtungen oder starre Lizenzmodelle. So bleibt Ihr Auditmanagement jederzeit auch wirtschaftlich effizient. 

Berücksichtigen Sie kompetenten Kundensupport und regelmäßige Software-Updates

Ein zuverlässiger Kundensupport ist entscheidend, um Probleme schnell zu lösen und offene Fragen kompetent zu klären. Achten Sie darauf, dass der Anbieter regelmäßig Updates bereitstellt, die neue Funktionen, Sicherheitsanpassungen und Optimierungen umfassen. Nur durch eine kontinuierliche Weiterentwicklung bleibt die Auditmanagement-Software langfristig leistungsfähig und passt sich den wachsenden Anforderungen Ihres Unternehmens an.

Die richtige Wahl: Das perfekte Match zwischen Unternehmen und Software

Die richtige Audit-Software finden, heißt mehr als nur ein ein Werkzeug suchen – sie ist ein strategischer Partner, der Ihrem Unternehmen hilft, effizienter zu arbeiten, Risiken zu minimieren und die Compliance sicherzustellen. Indem Sie die genannten Kriterien berücksichtigen, stellen Sie sicher, dass Sie eine Lösung wählen, die perfekt zu Ihren Anforderungen passt und Ihrem Unternehmen langfristig Mehrwert bietet.

Während Unternehmen in den USA längst auf digitale Lösungen setzen und damit ihre Produktivität steigern, arbeiten viele deutsche Unternehmen immer noch mit veralteten Prozessen. Das kostet wertvolle Zeit und Wettbewerbsfähigkeit.

Egal, ob die AuditCloud die beste Lösung für Ihr Unternehmen ist oder nicht: Der richtige Zeitpunkt, um Audit-Prozesse zu digitalisieren, ist jetzt! Durch unsere Kunden wissen wir, dass Unternehmen mit digitalisierten Audit-Workflows bis zu 70 % Zeit sparen – ein ROI ist oft in wenigen Monaten erreicht. 

Wer jetzt handelt, kann viel bewegen – und wer noch zweifelt, findet spannende Gedanken dazu in diesem LinkedIn Post von Alex Stoffers.

Finden Sie heraus, ob die AuditCloud zu Ihren Anforderungen passt: Vereinbaren Sie einen Demo-Termin. Falls nicht – kein Problem! Das Wichtigste ist jetzt anzupacken, statt zu abzuwarten.

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