In 7 Schritten zum erfolgreichen digitalen Audit

Donnerstag, 14. April 2022

Johanna Reh

Von Planung über Durchführung bis hin zur Maßnahmenumsetzung – in nur wenigen Schritten setzen Sie Ihre Audits erfolgreich und gewinnbringend um. Mithilfe eines digitalen Auditprozesses in Zukunft noch einfacher und strukturierter. Lesen Sie weiter, um herauszufinden, wie Sie in 7 Schritten echten unternehmerischen Mehrwert mit Ihren Audits generieren.

Alle Schritte entlang des Auditprozesses sind digital abbildbar. Damit sparen Sie nicht nur Zeit, sondern können auch die Wirksamkeit der Audits im Unternehmen steigern. Aber wie wird ein Audit überhaupt digital durchgeführt?

Um strukturierte und organisierte digitale Audits durchzuführen, hat sich ein Vorgehen gemäß dem PDCA-Zyklus bewährt. Konkret lässt sich der Prozess für ein erfolgreiches digitales Audit in 7 Schritte einteilen:

  1. Planung
  2. Durchführung
  3. Nachbereitung
  4. Bericht
  5. Maßnahmenumsetzung
  6. Abschluss

Um diese Schritte digital abzubilden, empfiehlt sich der Einsatz einer Audit Software wie der AuditCloud von nextAudit, die Ihnen hilft, die Übersicht zu behalten. Weitere Informationen, wie die AuditCloud Ihnen bei Ihren Audits helfen kann, finden Sie hier: 5 Gründe, warum Sie eine Audit Software nutzen sollten

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Inhaltsverzeichnis

Planung

Vorbereitung

Durchführung

Nachbereitung

Bericht

Maßnahmenumsetzung

Abschluss

Fazit

Planung

Für das Anlegen eines Audits müssen Sie zunächst vier wesentliche Entscheidungen treffen: Welche Art von Audit wird durchgeführt (1st, 2nd oder 3rd Party Audit)? Um was für ein Themenfeld (bzw. inhaltliches Auditprogramm) handelt es sich (z. B. Qualitätsmanagement-, HSE-, Lieferantenaudit)? Auf welchem Standard soll es basieren (z. B. ISO 9001, VDA 6.3, IFS Food)? Wie sieht der Scope des Audits aus (wird z. B. ein Prozess oder ein System betrachtet)?

Sobald Sie diese vier Fragen beantwortet haben, notieren Sie grundlegende Metadaten wie den auditierten Standort, die teilnehmenden Personen und das Auditdatum. Außerdem legen Sie fest, ob das Audit vor Ort, remote oder hybrid stattfindet. Im Anschluss sind Sie startklar für die weitere Vorbereitung und Auswahl der relevanten Frageliste.

Sie sind sich nicht sicher, ob die für Sie relevanten Standards in einer Audit Software abgebildet werden können? Dann werfen Sie einen Blick auf die Übersicht aller in der AuditCloud unterstützten Richtlinien.

Vorbereitung

Im nächsten Schritt wählen Sie die Fragen oder Anforderungen aus dem jeweiligen Audit-Template und ergänzen bei Bedarf Notizen für Ihr aktuelles Audit. Schließen Sie bei Bedarf und je nach Schwerpunkt des Audits bestimmte Kategorien gänzlich aus oder entfernen Sie nur einzelne Fragen aus der Fragenliste. In der AuditCloud können Sie Ihre Fragen zusätzlich mit Tags versehen und über einen einfachen Tagging-Mechanismus einen Auditplan erstellen. Bei großen Audits lohnt es sich zudem eine zeitliche Agenda zu erstellen.

Mit dem Abschluss der Vorbereitung liegt Ihnen eine auf das spezifische Audit zugeschnittene Checkliste zur Durchführung vor.

Durchführung

In der eigentlichen Audit-Durchführung dokumentieren Sie Ihre Feststellungen zu den jeweiligen Fragen in der Audit Software. Sie haben eine wichtige Frage in der Vorbereitung vergessen? Kein Problem. Fügen Sie diese einfach nachträglich Ihrer Fragenliste hinzu.

Nachweise können Sie in der AuditCloud als Dokument, Foto oder sogar Videoaufnahme direkt an die Feststellung anhängen. Mit einem Tablet oder Smartphone nutzen Sie dazu einfach die integrierte Kamera. Zusätzlich können Sie befragte Personen ergänzen und den exakten Ort der Feststellung über GPS-Koordinaten hinterlegen.

Die Durchführung ist für mobile Geräte optimiert und ermöglicht unkomplizierte Vor-Ort- und Remote-Begehungen mit dem Tablet. Auch für Verbindungsabbrüche und Internetausfälle sind Sie gewappnet: In der AuditCloud können Sie direkt offline weiterarbeiten, sodass jeglicher Datenverlust der Vergangenheit angehört.

Nachbereitung

Nach dem Abschluss der Durchführung findet die Nachbereitung in der Audit Software statt. In diesem Schritt können Sie Feststellungen nachbereiten, z.B. weitere Nachweise ergänzen oder die Bewertung anpassen. Außerdem entscheiden Sie als Auditor, zu welchen Feststellungen Maßnahmen umgesetzt werden müssen und ob bei akuter Gefahr eine Sofortmaßnahme notwendig ist. Falls gewünscht, können Sie einen Vorschlag zur Umsetzung mitgeben.

Bericht

Besondere Erleichterung verschafft Ihnen bei einem digitalen Auditprozess die automatisierte Erstellung des Auditberichts. Je nach Auditprogramm und relevantem Standard können als Basis für die Ergebnisberechnung unterschiedliche Bewertungsschemata in der AuditCloud hinterlegt werden. Sie fügen dem Bericht dann nur noch Ihr Fazit hinzu und können ihn bequem als PDF-Datei herunterladen und verteilen. Auch die Vorlagen für die PDF-Berichte lassen sich Ihren Anforderungen entsprechend anpassen.

Achtung: Nach dem Bericht ist das Audit noch lange nicht vorbei! Damit sich der bisherige Aufwand wirklich auszahlt, ist die Umsetzung der festgelegten Maßnahmen entscheidend.

Maßnahmenumsetzung

Die Maßnahmenumsetzung ist der essenzielle Schritt im Auditprozess, der Ihnen wirklichen unternehmerischen Mehrwert liefert. In der Audit Software findet im Schritt der Maßnahmenumsetzung die Bearbeitung der vorab definierten Maßnahmen statt. Dabei prüfen Sie die Abweichungen direkt in der AuditCloud nach PDCA-Logik: Sie führen eine Ursachenanalyse durch, definieren eine Korrekturmaßnahme, setzen diese um und schließen die Maßnahme erst nach erfolgreicher Wirksamkeitsprüfung ab. Jeder Maßnahmenschritt kann im System unkompliziert der jeweils verantwortlichen Person zugewiesen werden, um so alle Beteiligten in eine reibungslose Maßnahmenumsetzung einzubinden. Auf diese Weise werden keine Verbesserungspotentiale vergessen und der Mehrwert für Ihr Unternehmen wird sichergestellt.

Abschluss

Die letzte Maßnahme ist wirksam abgeschlossen? Dann haben Sie Ihr Audit erfolgreich gemeistert und Mehrwert für Ihr Unternehmen geschaffen! Mit Abschluss des Audits wird dieses in der AuditCloud archiviert und aus der Übersicht Ihrer aktiven Audits entfernt. Alle archivierten Audits bleiben Ihnen weiterhin zugänglich. Mithilfe der Reporting-Funktion können Sie jetzt einsehen, wie Ihre Ergebnisse aller durchgeführten und noch laufenden Audits aussehen. So erkennen Sie wiederkehrende Probleme und können Ihnen strukturiert entgegenwirken. Übrigens: Die Auswertung ist natürlich auch über verschiedene Unternehmensstandorte hinweg möglich.

Ein digitaler Auditprozess ist mithilfe passender Audit Software wie der AuditCloud wesentlich unkomplizierter umzusetzen als es auf den ersten Blick scheinen mag. Mit der digitalen Abbildung aller relevanten Schritte nach PDCA-Logik bringen Sie Ihre Audits auf das nächste Level. Auch für weniger technikerfahrene QM-Verantwortliche und Auditoren ist die AuditCloud hilfreich, denn das System führt Sie strukturiert und intuitiv durch den gesamten Prozess.

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