Zero Downtime.

Was ist eigentlich noch anstrengender als Audits mit Excel durchzuführen?

Eine Audit Management Software die konstant ausfällt.

Was in diesem Zusammenhang Downtime und Uptime bedeuten und welchen Einfluss sie auf eine Audit Management Software haben und was Sie daraus als Learning mitnehmen können, lesen Sie im Folgenden.

Was ist Downtime? 

Unter Downtime versteht man die Zeit, in der ein Softwaresystem nicht verfügbar ist. Meistens kommt das vor, wenn Systeme ungeplante Wartung benötigen. Die Tage an denen die IT-Abteilung bei Software-Problemen Nachtschichten schieben musste, sind heute bei der Nutzung von SaaS (Software-as-a-Service) Lösungen zum Glück vorbei.

Bei einer SaaS-Lösung wie der AuditCloud übernimmt der Anbieter das Management der Infrastruktur und aller Hintergrundprozesse, sodass die hausinterne IT gut schlafen kann. Im vergangenen Jahr konnten wir zum Beispiel mit der AuditCloud eine Verfügbarkeit von über 99,99% erreichen und darauf sind wir stolz.

Arbeitsablauf und Effizienz

Wenn man einmal darüber nachdenkt, ist eine Software, die ständig hängt, oder anderweitige Fehler hat, wohl kaum besser als Papier und Excel. Die sind nämlich immer verfügbar. Da stellt man sich als Auditor schon auch gerne einmal die Frage, ob so eine Audit Management Software tatsächlich immer hilfreich ist. Systeme mit hoher Verfügbarkeit schaffen hier Abhilfe. Wodurch? Sie sind immer ansprechbar und führen so dazu, dass Audits nicht verschoben werden müssen.

Was wenns doch mal nicht klappt?

Hohe Verfügbarkeit klingt natürlich gut, aber auch mehr als 0,01% Downtime stellen ein gewisses Risiko dar. Was passiert also, wenn auch die beste Software mitten im Audit ausfällt? In einer digitalen Welt muss man bei der Konzeption einer Lösung immer einen Backup Plan haben. Fallbacklösungen im Auditumfeld sind beispielsweise vorab exportierbare Auditpläne, Listen und Anforderungen.

Akzeptanz des Audits

Die Auditwahrnehmung kann durch digitale Lösungen und die damit verbundene Transparenz grundlegend verbessert werden. Die meisten Fachbereiche freuen sich, wenn sie sehen, dass die „nervigen“ Prüfprozesse wirklich was bewirken. Worüber man sich allerdings nicht freut, sind Audits und insbesondere Remote-Audits, die aufgrund von ausfallender Software spontan verschoben werden müssen, oder länger dauern. Entspannt wird es erst dann, wenn vorab und währenddessen alles reibungslos abläuft.

Arbeit im Auditoren-Team

Insbesondere dann, wenn Auditoren simultan im Team unterwegs sind, ist es wichtig, keine Ausfälle zu verzeichnen. Wenn das System ausfällt, müssen die Ergebnisse wieder manuell nachgetragen und harmonisiert werden. Die großen Effizienzvorteile einer digitalen Audit-Management-Software sind dann schnell wieder dahin.

Achten Sie darauf bei der Anschaffung einer digitalen Softwarelösung immer nach der Uptime/Downtime zu fragen. Wenn diese unter 99,5% liegt, sollten Sie die Entscheidung dringend überdenken.

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